Lavorare in modo efficiente comporta il rispetto di alcune regole, che sono utili sia a noi sia ai nostri clienti. Alcune di tali regole sono di carattere pratico, altre sono norme precauzionali che ci facilitano il lavoro, mettendoci al sicuro da eventuali imprevisti e consentendoci di lavorare in tranquillità.
Si tratta, in breve, di stabilire un flusso di lavoro razionale e poi attenervisi. Col tempo, se presteremo sempre attenzione a tutte la fasi del flusso di lavoro, diventeranno per noi un'abitudine: non è lavoro extra, ma lavoro migliore.

Cosa fare prima di accettare un lavoro

Ci contatta un nuovo cliente. Cosa fare, prima di accettare o rifiutare il potenziale lavoro? Innanzitutto, controllare i dati di contatto del cliente e il relativo indirizzo email da cui proviene la comunicazione, in modo da assicurarsi che il cliente esista davvero. Un indirizzo email gratuito o una casella postale in vece dell'indirizzo del domicilio fisico sono quasi sempre segnali sospetti di cui diffidare.
Occorre controllare che la firma riportata in calce all'email contenga il nome completo del cliente, il suo indirizzo postale, eventuali altri indirizzi email, i numeri di telefono ed eventualmente di fax e l'URL del sito web. È possibile effettuare un controllo più approfondito consultando whois.com, whois.net o allwhois.com.
Dopo aver verificato l'esistenza effettiva del cliente, cioè che non si tratti di un nome falso, è bene effettuare qualche ricerca in rete per controllarne la reputazione. Molti siti e portali di traduttori hanno funzionalità come blacklist, blue board, hall of fame ecc. oppure inviano email di avvertimento (come ad es. GoTranslators). Inoltre, si possono consultare le opinioni dei colleghi attraverso i post pubblicati a proposito del cliente in questione. Proz.com ha una sezione Blue Board dove compaiono moltissime agenzie con le relative classificazioni dei traduttori.
I post sono essenzialmente opinioni personali, e molti possono essere i motivi che hanno spinto un traduttore a pubblicare note positive o negative su un cliente. È ovvio che, finché si tratta di note positive, non ci si pone il problema e ci si tranquillizza. Ma quando, di tanto in tanto, si vedono anche note negative, come regolarsi?
Personalmente, applico dei criteri di valutazione che dipendono innanzitutto dalla percentuale di note negative rispetto a quelle positive, dal loro tenore e da eventuali risposte del cliente alla nota negativa, oltre che dalla data di pubblicazione del post negativo. Vi sono casi in cui eventuali problemi o fraintendimenti che avevano generato il post negativo si sono poi risolti, ma la nota è rimasta. Oppure, non si conoscono i singoli casi o gli antecedenti che possono aver portato a una situazione di insoddisfazione del traduttore nei confronti del cliente o viceversa. Pertanto, direi di considerare sempre i post con un minimo di riserva.
Per realizzare queste ricerche occorrono pochi minuti: non cedere alla tentazione superficiale di lasciar perdere o alle pressioni del cliente che desidera una risposta immediata alla sua richiesta.

Cosa fare al momento dell'accettazione del lavoro

Una volta stabilito che il cliente è affidabile, prima di accettare il lavoro occorre chiedere il PO, cioè l'ordine di lavoro. Sempre che il cliente non lo invii di sua iniziativa, cosa che la maggior parte dei clienti fa normalmente.
L'ordine di lavoro è importante per varie ragioni: innanzitutto, rappresenta la prova che il cliente ci ha commissionato un dato progetto di traduzione. Inoltre, il PO deve contenere le specifiche del lavoro: termini, formato e modalità di consegna, data di consegna e varie altre informazioni. Il PO rappresenta, insomma, una sorta di garanzia tanto per noi come per il cliente.

Cosa fare nel corso del progetto

Prima di affrontare il lavoro di traduzione vero e proprio, controllare di aver ricevuto tutto il materiale e che questo corrisponda a quanto specificato nel PO. Poi, organizzare la propria cartella di lavoro secondo le modalità solite (ad es., cartella dei file originali, dei file di lavoro, degli eventuali testi di riferimento, della memoria di traduzione ecc.).
A questo punto, si può iniziare il lavoro, attenendosi agli eventuali glossari o memorie e informando tempestivamente il cliente in caso di problemi o dubbi sul testo, in modo che questi abbia il tempo di rispondere chiarendo il dubbio o di contattare il cliente finale perché fornisca le informazioni richieste.
Al termine del lavoro, inviarlo al cliente chiedendo una conferma della ricezione e conservare le email intercorse almeno fino a fine anno.
Inutile dire che occorre rispettare rigorosamente i tempi di consegna.

Cosa fare dopo la consegna del progetto

A seconda degli accordi presi con il cliente, o di quanto specificato nel PO a proposito della fatturazione, preparare una fattura (ovviamente nella lingua del cliente; pensiamo che sarà gestita da un commercialista che non vorrà trovarsi ad affrontare fatture in diverse lingue!) contenente tutti i dati fondamentali che consentano il pagamento dei lavori:
- numero del lavoro
- descrizione del lavoro
- importo unitario
- importo totale
- importo generale da pagare
- dati bancari completi

Cosa fare in caso di reclami

A volte, capita di ricevere email di reclamo per supposti errori, file mancanti e altro. La prima reazione spesso è l'allarme. Invece, occorre restare calmi e analizzare bene l'email, poiché a volte si tratta di errori di entità minore o semplicemente di qualche problema tecnico (si sono perse le immagini nel file, il file non si apre o sembra corrotto ecc.).
Altro discorso vale per un file restituito con la motivazione che il proofreader ha rilevato una quantità enorme di errori. Anche in questo caso, niente panico. Per esperienza diretta, posso dirvi che non tutti i proofreader eseguono il loro lavoro con obiettività. Ovviamente, il cliente che non conosce la lingua di destinazione in cui è stato tradotto il file, non è in grado di valutare l'entità degli 'errori', quindi, vedendo un file completamente corretto, si allarma e magari suppone sia completamente sbagliato.
A questo punto, esaminare il file e le correzioni apportate, annotando quelle giustificate e quelle immotivate, cioè le modifiche preferenziali che non sono errori di traduzione, bensì scelte terminologiche personali. Purtroppo, succede a volte che il cliente finale stesso si improvvisi traduttore apportando delle correzioni alla traduzione, ma anche introducendo errori palesi: anche in questo caso, occorre spiegare e motivare il motivo dell'inaccettabilità di tali 'correzioni'.
Se poi si riscontrano effettivamente degli errori, ammettere lo sbaglio, scusarsi e correggere la traduzione. Nella maggior parte dei casi, la questione si risolve lì, ma in altri il cliente potrebbe richiedere un aggiustamento della fattura finale. In tal caso, discuterne e addivenire a un accordo è sempre la soluzione migliore.
A me è capitato, invece, il caso contrario, cioè di dover richiedere io un surplus sulla fattura già emessa. In breve, dopo aver tradotto un testo non particolarmente difficoltoso, ma urgente, dopo qualche giorno il cliente me lo rimanda indietro dicendo che il proofreader aveva rilevato moltissimi errori e il cliente finale non voleva pagarlo.
Dopo aver esaminato il testo, annotando ogni correzione e corredandola di spiegazioni dettagliate, ho rimandato il file al cliente allegando una fattura per le 2 ore impiegate in quell'inutile lavoro e chiedendo il nome del proofreader per poterlo citare per danni alla mia immagine professionale (ho un'assicurazione professionale che copre questo tipo di 'incidenti'). Oltre a ricevere le immediate scuse per quanto successo, ho anche ricevuto il pagamento in tempi rapidi.
Ma ovviamente si spera sempre che questi siano casi rari o addirittura che non capitino mai. Ciò che possiamo fare da parte nostra è essere prudenti.

Queste brevi note sono naturalmente passibili di migliorie, quindi chiunque abbia dei suggerimenti, mi scriva. Sarò lieta di rispondere. Buon lavoro!